Nessa ultima sexta foi proposta uma atividade no Centro de
documentação da UnB, a qual o objetivo desta foi o próprio Cedoc, mais
especificamente sua documentação, em nosso grupo ficou definido:
Flávio Santiago: como o observador
Yuri Magno: como o jornalista
Thiago Silva: o analista tecnológico.
Obs: Vale resaltar que como o grupo só possui 3 integrantes
acabamos sem o quarto elemento que seria o investigador
Ao longo da atividade ficou evidenciado para cada membro que
as vezes a informação pode não ser obtida facilmente como possa parecer.
O jornalista, por exemplo, realizou perguntas com algumas
pessoas que não possuíam vinculo com o Cedoc. Através dessas foi evidenciado
que pessoas que cursavam a graduação da UnB a mais de dois anos desconheciam a
existência do Centro, isso incluiu também funcionários, muito menos tinham
familiaridade com sua sigla, o que ficou claro uma vez que quase todas
responderam: Ce o que?. Algo que nos faz remeter à velha perguntar: Arqui o
que? que enfoca uma ideia de desconhecido. Essas coisas demonstram que ainda
precisa ver uma melhora no quesito da vislumbração da instituição para com o próprio universo da universidade.
Já o observador, impossibilitado de fazer algo que senão
olhar, percebeu no acervo do Cedoc uma disposição de informações que demonstrava
uma organização vigente para o achado da documentação guardada, através de
instrumentos como o espelho que mostravam uma organização por função, a exemplo
estavam separados folhas de frequência, certificados, registros entre outros,
isso para facilitar uma recuperação, também foi visto instrumentos que
auxiliavam no trato da documentação e a estrutura em si do Centro de
Documentação.
O analista, por sua vez, que tinha a função de procurar
informações da instituição na internet, achou diversas informações a cerca da
estrutura, dos responsáveis, do trabalho em si da organização e da gestão
documental contudo ficou a observação que nem tudo o que se procurou se obteve
por meio da internet, os tipos documentais, as espécies de documentos que era
tratados pelo Cedoc não se apresentaram
por procura digital o que faz se crer que a internet possui muitas
informações mas nem todas.
Todos os 3 membros tiveram uma visão diferente da realidade
da instituição, isso por seus meios de procura do saber. O que se conclui é que
uma mesma “coisa” pode demonstrar muitas visões dependendo do como se vê, o Cedoc, assim como
alguns cursos, ainda precisa crescer na sua visibilidade para a sociedade da
universidade, o que é meio contraditório uma vez que seu trabalho é essencial
para o bom funcionamento desta.
O JORNALISTA.
Achamos redundante colocar a perguntas realizadas por nosso jornalista uma vez nos parece ser relevante como base teórica dos argumentos supracitados.
Você sabe o que tem naquele prédio ali?
Melhor Resposta: A agência da Caixa (Econômica Federal), nem imaginava que tinha esse tal de Cedoc.
Você sabe o que é Cedoc?
Melhor Resposta: Centro de Documentação, de alguma coisa?? Acertei??
Resposta à Melhor Resposta: Quase, você chegou bem perto.
Resposta à Resposta da Melhor Resposta: Ah, não quero mais brincar (como se isso fosse uma brincadeira!!!).
Você sabe o que faz o Cedoc?
Melhor Resposta: Mexe com documento velho, provavelmente.
Como você imagina os documentos que estão no Cedoc?
Melhor Resposta: Zoneados claro, UnB né?
Como você imagina o estado de conservação desses documentos?
Melhor Resposta: Provavelmente eles devem estar se deteriorando.
As perguntas foram simples, devido ao tempo e ao público alvo (pessoas que estavam por perto do Cedoc), contudo foi suficiente para saber que existe um senso comum a respeito do Cedoc entre os alunos da UnB, a maioria dos entrevistados basicamente não sabiam o que significava a sigla supracitada. Após uma breve explicação do que é o Cedoc, foi questionado como se imaginava os documentos ali arquivados, então foi constado a imagem que de certa forma está atrelada não somente ao centro em questão mas de toda a UnB, a resposta que resume todas as demais foi a seguinte:
“Ah, deve estar zoneado, tudo bagunçado, faz parte da UnB”.
Essa é a forma com a qual os alunos da universidade veem o tratamento para com os documentos oficiais gerados e recebidos pela mesma.
Continuando...
Aproveitando que um questionário foi entregue , relacionado à mesma atividade da aula, usamos este post para responde-lo:
Quais as especies documentais existentes no cedoc?
Encontramos as mais variadas espécies documentais, entre elas:
Atas, Certificado de conclusão de curso, Contratos de funcionários, Convênio, Cronograma de atividades, fichas financeiras de servidores, folha de frequência. Memorandos, Oficio, Pareceres, Relação de compra.
Quais as correspondentes funções de tais espécies?
Atas: resultado e decisão tomada em reuniões.
Certificado de conclusão: Registro e meio por qual a instituição declara e comprova um ato/fato resultante das suas atividades.
Contratos : Acordo entre a entidade e seus empregados, entidades entre si ou entre pessoas que gera obrigações e deveres.
Cronograma de atividades: meio por qual se distribuem a função, com prazos de dias, semanas ou meses.
Fichas financeiras: registro da vida financeira dos funcionários durante determinado período.
Memorandos: meio de comunicação interno usada para atividades diárias de uma intituição.
Oficio: comunicação interna e externa da instituição
Pareceres: resposta a um entrave jurídico e legal sobre determinado assunto
Relação de compra: meio pelo qual se faz o pedido de materiais necessárias
Quais os tipos documentais existentes no cedoc?
Atas de colação de grau, de reunião.
Certificado de conclusão de curso.
Contratos de funcionários, de concessão de serviços.
Cronograma de atividades, financeiro.
Fichas financeiras de servidores, de Funcionarios.
Folha de frequência de alunos, de funcionarios.
Memorandos de requisição.
Oficio interno e externo.
Pareceres de atividade técnica.
Relação de compra de material.
Relacione as series documentais do arquivo do cedoc com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades.
Corrente:
Folha de frequência, Memorandos, Oficio interno e externo, Relação de compra
Intermediário
Atas, Certificado de conclusão de curso, Cronograma de atividades, fichas financeiras de servidores
Permanente:
Pareceres. Contratos, Convênio,
